Tipos de Factura y Requisitos de Factura
Cobrar facturas es el objetivo operativo principal de cualquier empresa.
Ganar dinero y obtener rentabilidad es imprescindible para poder seguir desempeñando la actividad.
De hecho, si trabajas muchísimo, pero no cobras o lo haces demasiado tarde, la viabilidad de tu negocio está en peligro.
El anticipo de facturas es una solución válida en muchas ocasiones, porque debes tener claro siempre que tu trabajo principal es emitir y cobrar facturas a tiempo.
Para ayudarte en esta labor, hoy te explicamos los tipos de facturas, y cuales son los requisitos que debe tener una factura para que sea legalmente correcta.
Tipos de facturas que debes conocer
Antes de plantearte si debes o no anticipar tus facturas y buscar mecanismos para cobrarlas antes de su vencimiento, has de tener claro qué tipos existen.
Las facturas son documentos mercantiles con validez oficial —tanto legal como fiscal— para acreditar compraventas.
Existen seis modalidades.
¿Quieres saber cuáles son?
Ordinaria
Es la más habitual al cobrar facturas y, también, la que todos conocemos.
Se constituye como la prueba física de una transacción comercial, ya sea de productos o de servicios.
Ha de estar numerada en orden correlativo y contiene la información sobre la operación.
Especialmente, emisor, receptor, importe (diferenciando la base imponible y el IVA), concepto y fecha.
Simplificada
Es lo que llamamos habitualmente tique.
Sus principales diferencias con la anterior son:
- – No suele incluir los datos del receptor.
- – El IVA no está desglosado, por lo que incorpora la frase «IVA no incluido».
Está prohibida su emisión en ventas a distancia, entregas intracomunitarias de bienes y operaciones con inversión del sujeto pasivo.
Proforma
Es, en realidad, un presupuesto u oferta comercial, sin efectos fiscales.
Como consecuencia, no suele ser válida para cobrar o anticipar facturas, ni debe ser contabilizada.
Se caracteriza por no implicar una obligación ni una garantía de compra.
Contiene los mismos datos que las ordinarias, pero su numeración ha de ser diferente.
Se utiliza como paso previo a la solicitud de subvenciones estatales o financiación, así como en operaciones internacionales, con valor documental.
Para cobrar estas facturas necesitas la aceptación del receptor de registrarla como ordinaria.
Rectificativa
Sirve para ampliar o corregir facturas ordinarias ya emitidas.
La normativa establece que no se puede modificar ninguna factura emitida; así que, como contrapartida, hay que crear éstas.
Según las hagas, pueden reemplazar y contrarrestar la inicial o completarla.
Es necesario emitirlas en cuanto se detecte el error.
Pasados cuatro años, no será posible hacerlo. ¡Éste es el plazo de caducidad del IVA!
Recapitulativa
Permite agrupar las operaciones realizadas con un mismo interesado en un único mes natural.
Se plantea como una ordinaria, por lo que ha de incorporar sus mismos datos.
Además del importe total, tiene que quedar reflejada la descripción breve de cada operación incluida.
Cuando conviene, el anticipo de facturas de esta clase suele ser bastante interesante.
Electrónica
Es idéntica a la convencional y tiene su mismo valor y contenido.
Sus efectos legales son los mismos, sólo que se emite y se recibe por procedimiento digital.
Necesita, obligatoriamente, incluir una firma electrónica que valide su contenido.
Las exigencias de legibilidad, autenticidad y cero modificaciones se mantienen también en ellas.
En la práctica, puedes anticipar estas facturas y cobrarlas con antelación de igual manera que las físicas.
La importancia de cobrar a tiempo tus facturas
Los pagos no suelen esperar.
La viabilidad económica de tu empresa, implica cobrar a tiempo para poder afrontar todos los gastos exigibles.
Por muchos cobros futuros que nos aguarden, necesitamos hacer frente a los pagos requeridos en su momento.
Cuando no es posible, la financiación a corto plazo parece la única alternativa.
Pero no es cierto.
Siempre cabe la posibilidad de acudir al anticipo de facturas.
De hecho, anticipar facturas es la opción más interesante cuando tu problema económico es un desajuste entre las fechas de cobro y las de pago.
Con todo, suele ser preferible utilizar mecanismos para adelantar estos ingresos a contratar una financiación convencional.
Si trabajas o vas a trabajar con las Administraciones públicas o con grandes compañías privadas que pagan a largo plazo, esta fórmula te conviene.
Tendrás la tranquilidad de disponer de tu dinero cuando lo necesites:
- El momento de cobrar esas facturas sobre todo dependerá de ti.
El anticipo de facturas tiene un coste que conoces de antemano, por lo que puedes gestionar cuándo recurrir a él considerando ese gasto.
Infórmate sobre esta opción y descubrirás sus múltiples ventajas.
